Re-Live: Correspondencia Administrativa

Son todos los documentos que se originan en la misma entidad y pueden ser:

a.-)Circular: En algunas oportunidades, las autoridades de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todos o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emita en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.

Su estructura es:

1.- Membrete (nombre de la entidad y departamento o sección)

2.- Palabra CIRCULAR

3.- Fundamentación de la circular

4.- Información, orden o nómina que se entrega

5.- Recomendación o solicitud

6.- Lugar y fecha de emisión

7.- Nombre, cargo y firma de la autoridad

8.- Iniciales de responsabilidad

9.- Datos del destinatario

b.-)Memorándum: Es un documento rápido de uso interno de la empresa. En él se indica la información precisa que se requiere para comunicar, careciendo de frases innecesarias.

Principalmente se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.

Su esquema es el siguiente:

1.-Membrete: Razón social de la empresa y sección

2.-Iniciales de responsabilidad

3.-Palabra MEMORÁNDUM y N°

4.-Fecha en números (al margen derecho)

5.-Preposición "DE"

6.-Preposición "A"

7.- Referencia (REF)

8.- Mensaje o cuerpo

9.- Nombre, cargo y firma del emisor (al margen derecho)

10.-Inclusos ( si los hubiera)

c.-)Citación: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerente o Director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.

Esta convocatoria tiene la siguiente estructura:

1.- Membrete (nombre de la institución y logo)

2.- Palabra CITACIÓN

3.- Clase de reunión (ordinaria , extraordinaria, especial)

4.- Personas citadas

5.- Fecha, hora y fecha

6.- Tipo de citación (1°, 2° o única citación)

7.- Tabla (materias que se tratarán en la sesión)

8.- Lugar y fecha de emisión

9.- Nombre, cargo de quien cita la reunión

d.-)Informe: Es un documento emitido por un funcionario o técnico de la empresa y dirigido a la jerarquía superior.

El informe contiene una redacción detallada y eficaz de los hechos o materias interpretadas imparcial y objetivamente. Incluye además, la opinión uniforme y justa del redactor, avalada por la capacidad y conocimiento que este tiene.

Se redacta de acuerdo a la siguiente estructura:

1.-Membrete

2.- Palabra INFORME y N°

3.-Lugar y fecha

4.- Referencia

5.- Vocativo

6.- Introducción (referencia a la petición del informe)

7-Texto de la información constituida en párrafos enumerados

8.- Conclusiones

9.- Sugerencias

10.- Frase final de despedida

11.- Nombre,firma, cargo del informante